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在项目的实际运行中，项目经理花在沟通上的时间占据全部工作的75%~90%。项目经理能够获得足够的信息、第一时间发现团队问题，进而协调项目各方面，良好的沟通至关重要。

规划沟通管理是根据相关方的信息需要和要求及组织的可用资产情况，制定合适的项目沟通方式和计划的过程。本过程的主要作用是，识别和记录与相关方的最有效率且最有效果的沟通方式。

规划沟通管理：输入、工具与技术和输出

规划沟通管理的数据流向图  

1.1 沟通需求分析

在编制项目沟通计划时，最重要的是理解组织结构和做好项目相关方（干系人）分析。

所有这些人员各自需要的信息、在每个阶段要求的信息是否不同、信息传递的方式上有什么偏好，都是需要细致分析的。例如，有的客户希望每周提交进度报告，有的客户除周报外还希望有电话交流，也有的客户希望定期检查项目成果，种种情形都要考虑到。

管理沟通是根据沟通管理计划，生成、收集、分发、储存、检索及最终处置项目信息的过程。本过程的主要作用是，促进项目相关方之间实现有效率且有效果的沟通。

管理沟通：输入、工具与技术和输出

管理沟通的数据流向图

控制沟通是在整个项目生命周期中对沟通进行监督和控制的过程，以确保满足相关方对信息的需求。本过程的主要作用是，随时确保所有沟通参与者之间的信息流动的最优化。

控制沟通：输入、工具与技术和输出

控制沟通的数据流向图

尽早沟通：

• 尽早沟通要求项目经理要有前瞻性，很多潜在问题也能暴露出来

• 沟通得越晚，暴露得越迟，带来的损失越大

主动沟通：

• 建立项目经理与用户或上级、团队成员的紧密联系

• 表明你对项目的重视和参与

• 使沟通的另一方满意度大大提高，对整个项目非常有利

沟通看似简单，实际很复杂。这种复杂性表现在很多方面，比如说，当沟通的人数增加时，沟通渠道急剧增加，给相互沟通带来困难。典型的问题是“过滤”，也就是信息丢失。

如果深层次剖析沟通，其实可以用一个模型来表示：

使用项目双方认可的沟通渠道：比如与用户之间通过正式的报告沟通，与项目成员之间通过电子邮件沟通；

建立沟通反馈机制：任何沟通都要保证到位，没有偏差，并且定期检查项目沟通情况，不断加以调整。

说句大家都憧憬的状态，项目团队高效、人心齐，每个人都有比较高的职业素质，都清楚的知道自己的职责，都以结果为导向，沟通根本不要什么模式。一切回归最简单，效率也最高，效果也最好。